Zakres funkcjonowania działów

Dział Wystawienniczo-Edukacyjny :
 
Działem kieruje i nadzoruje jego pracę Dyrektor Galerii.                 
W skład działu wchodzą następujące stanowiska pracy :
      1)   kurator
      2)   kurator
      3)   kurator
       
Do zadań Działu Wystawienniczo-Edukacyjnego należy :

    1) realizacja programu wystawienniczo-artystycznego i Edukacji
        w ramach prowadzonych działań wystawienniczych,
    2) opieka nad sprzętem audio-wizualnym i multimedialnym,
        katalogami, zasobem programów komputerowych będących  w posiadaniu Działu,
    3) prowadzenie ewidencji sprzętu i materiałów znajdujących się na stanie Działu,
    4) organizowanie transportu,
    5) zapewnienie bezpiecznych warunków pracy przy realizacji
        wystaw i innych przedsięwzięć artystycznych,
    6) zaopatrzenie w materiały do realizacji przedsięwzięć    artystycznych przy
        współpracy z Działem Technicznym   i Komisją Zakupów,
    7) nadzór nad pakowaniem, rozpakowywaniem dzieł sztuki oraz   potrzebnego sprzętu,
    8) nadzór nad przygotowaniem do transportu i transport dzieł sztuki,
    9) przygotowywanie umów użyczenia oraz sporządzanie  spisów/specyfikacji dzieł
        do umów użyczenia,
  10) prowadzenie rejestracji umów użyczenia oraz spisów  i specyfikacji,
  11) nawiązywanie współpracy z innymi Galeriami i Muzeami   w Polsce i za granicą
        w celu organizacji jak i wymiany wystaw,
  12) przygotowywanie wydawnictw Galerii, afiszy oraz innych  materiałów,
  13) przedstawianie oferty działalności Galerii poprzez :
        a) informację,
        b) dystrybucję wydawnictw Galerii, afiszy, zdjęć oraz innych
            materiałów reklamowych,
        c) utrzymywanie ścisłych kontaktów z placówkami oświatowo-
            naukowymi, firmami, klubami i stowarzyszeniami,
        d) edycję serwisu internetowego,
  14) prowadzenie archiwum związanego z artystyczną działalnością  Galerii,
  15) przygotowywanie materiałów reklamowych Galerii,
 
 
Dział Księgowy. 
 
Działem kieruje i nadzoruje jego pracę Główny Księgowy 
W skład Działu wchodzą następujące stanowiska pracy:
    1) Główny księgowy
    2) Kasjerka biletowa
Do zadań działu należy w szczególności:

    1) przygotowywanie planów rzeczowo-finansowych,
    2) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym delegacji   służbowych,
        faktur i rachunków oraz innych zewnętrznych   i wewnętrznych dowodów
        podlegających ewidencji księgowej,
    3) terminowe realizowanie zobowiązań,
    4) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości finansowej,
    5) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi  przepisami,
    6) nadzór nad inwentaryzacją składników majątkowych,
    7) rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych,
    8) rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych,
    9) windykacje należności,
   10) prowadzenie operacji i rozliczeń kasowych,
   11) wystawianie dokumentów płatniczych i rozliczeniowych  w obrębie kasy,
   12) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym delegacji służbowych,
         faktur i rachunków oraz innych  zewnętrznych i wewnętrznych dowodów 
        podlegających ewidencji  księgowej,
  13) prowadzenie wydzielonych środków finansowych Zakładowego    Funduszu
        Świadczeń Socjalnych,
  14) przygotowywanie listy płac wszelkiego typu,
  15) prowadzenie kasy BWA i związanej z nią dokumentacji  kasowej,
 
Dział Administracyjno-Techniczny.
 
Działem kieruje i nadzoruje jego pracę   Kierownik  Działu Administracyjno -   Technicznego.
W skład Działu wchodzą następujące stanowiska pracy:
    1) Kierownik Działu Administracyjno - Technicznego
    2) Sekretarka
    3) montażyści wystaw – kierowcy – konserwatorzy ,
    4) pracownik ochrony wystaw i gospodarczy,
    5) pracownik gospodarczy.
 
Do zadań Działu należy :

1) prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń  Socjalnych,
     w sprawach socjalnych pracowników ich rodzin oraz    emerytów,
      a także występowanie do dyrektora o przyznanie    pożyczek,
      zapomogi czy też tzw. świadczeń wczasów pod gruszą,
2) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) prowadzenie wydzielonych środków finansowych Zakładowego 
      Funduszu Świadczeń Socjalnych,
4) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
5) prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi    przepisami,
6) prowadzenie ewidencji czasu pracy wraz z listą  obecności, książką
     wyjścia w godzinach pracy, ewidencją   nieobecności z powodu choroby
      lub innych przyczyn, rozliczanie  czasu pracy zgodnie z przyjętym
      równoważnym czasem pracy,
7) przygotowywanie listy płac wszelkiego typu,
8) przygotowywanie umów cywilno-prawnych i umów o pracę i ich  ewidencjonowanie,
9) ustalenie dyżurów w czasie trwania wystaw i ochrony obiektów  w okresie
      poza czasem pracy firmy ochraniającej Galerię,
10) załatwianie zgodnie z obowiązującymi przepisami formalności związanych z      przyjmowaniem do pracy i zwalnianiem z pracy   pracowników łącznie  z odpowiednimi przepisami,
11) załatwianie formalności związanych z przeszeregowaniem pracowników,
        nagradzaniem, awansowaniem, karaniem, a także   przenoszeniem do innej pracy,
12) kierowanie pracowników na badania lekarskie,
13) wystawianie zaświadczeń pracownikom,
14) opracowywanie planów wykorzystywania urlopów   pracowniczych   i czuwanie nad
         ich realizacją,
15) prowadzenie ewidencji kart drogowych ich sprawdzanie, wydawanie,
        przyjmowanie  i rozliczanie,
16) prowadzenie sprawozdawczości i statystyki zatrudniania    pracowników,
17) prawidłowa organizacja pracy sekretariatu, w tym w zakresie korespondencji - przyjmowanie, przekazywanie, wysyłanie oraz ,segregowanie i przechowywanie dokumentów,
18) dystrybucja, rozliczanie i ewidencjonowanie biletów komunikacji   miejskiej,
19) zakup i rozliczanie znaczków pocztowych na potrzeby Galerii,
20) wydawanie i ewidencja delegacji służbowych,
21) organizacja komunikacji telefonicznej,
22) organizacja pracy Dyrektora w zakresie terminarzy spotkań,
23) informowanie pracowników o wydawanych przez Dyrektora, Zastępcę  Dyrektora do spraw administracyjnych i  Głównego Księgowego  przepisach wewnętrznych, poleceniach służbowych, zarządzeniach itp.,
24) przepisywanie korespondencji Dyrektora, Zastępcy dyrektora do spraw administracyjnych i  Głównego Księgowego  oraz Kuratorów   Działu   Wystawienniczo – Edukacyjnego, a także innych dokumentów zleconych   przez ścisłe kierownictwo,
25) prowadzenie listy gości zapraszanych na wernisaże, spotkania   i inne wydarzenia artystyczne,
26) prowadzenie magazynu produktów – katalogów,
27) budowanie wizerunku Galerii,
28) opracowywanie cenników na świadczone przez Galerię usługi,
29) przygotowywanie wszelkiego rodzaju umów niezbędnych do realizowania współpracy         z kooperantami Galerii,
30) prowadzenie wszelkiej potrzebnej informacji organizacyjno-technicznej, dotyczącej stanu sal i zaplecza,
31) kompleksowa obsługa wynajmu sal i imprez obcych,
32) organizowanie pracy w zakresie obsługi gości Galerii,                  
33) organizowanie sprzedaży biletów - prowadzenie różnych form   sprzedaży,
34) tworzenie i zarządzanie bazą danych klientów zbiorowych  i indywidualnych,
35) organizacja spotkań z darczyńcami Galerii.
36) prowadzenie ewidencji sprzętu i materiałów znajdujących się na   stanie Działu,
37) przygotowanie pod względem technicznym wystaw, performance,        prezentacji, zdarzeń i innych realizacji artystycznych przygotowywanych przez Galerię w swojej siedzibie,  a także w innych miejscach wystawienniczych,
38) konserwacje i drobne remonty sprzętu i urządzeń,
39) opracowywanie planów bieżących remontów maszyn i urządzeń,
40) tworzenie warunków technicznych umożliwiających pracownikom  i innym osobom  
      zatrudnionym w Galerii wykonywanie powierzonych zadań,
41) prowadzenie zagadnień bieżących i perspektywicznych związanych    z administracją
      posiadanych obiektów, ich konserwacją    i remontami,
42) sprawowanie pieczy nad podległym majątkiem Galerii i prowadzenie jej ewidencji,
43) zaopatrzenie materiałowe po akceptacji Komisji Zakupów  w zakresie sprzętu  podległego pracownikom działu,
44) zabezpieczenie obiektów Galerii przed  dostępem osób niepowołanych,
45) gospodarka transportem własnym i wszystkie sprawy z tym    związane,
46) realizowanie transportu materiałów, sprzętu i dzieł sztuki,
47) opracowywanie wniosków zmierzających do zapobiegania  wypadkom przy pracy, 
      zagrożeniom zdrowia i życia oraz  polepszenia warunków pracy,
48) prowadzenie prac mających na celu zapewnienie na terenie Galerii porządku,
      bezpieczeństwa i higieny,
49) opracowywanie optymalnego planu kosztów wykonania realizacji artystycznych przy
      współpracy z kuratorami wystaw,
50) współpraca przy opracowywaniu planów : inwentaryzacyjnego,  zaopatrzeniowego, 
      bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony   przeciwpożarowej,
51) przygotowywanie pod względem technicznym poszczególnych faz  realizacji wystaw
      i prezentacji,
52) zapewnienie właściwych warunków bezpieczeństwa pracy osób realizujących wystawy 
     oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego,
53) zapewnienie okresowych przeglądów urządzeń specjalnych (wentylacja i windy),
54) organizowanie prób technicznych realizowanych wydarzeń artystycznych,
55) techniczna obsługa wystaw, wernisaży i wydarzeń artystycznych,
56) właściwe zagospodarowywanie elementów wystawienniczych po wystawach:
            a) odzysk,
            b) magazynowanie,
            c) sporządzanie właściwej dokumentacji,
            d) utrzymywanie gotowości eksploatacyjnej instalacji i urządzeń
                oświetleniowych i radiofonicznych,
            e) wykonywanie drobnych napraw urządzeń technicznych   i instalacji,
            f) transport, załadunek i wyładunek obiektów, dzieł sztuki 
                i potrzebnego sprzętu oraz materiałów,
             g) pakowanie i rozpakowywanie dzieł sztuki, obiektów i ich 
                 przygotowywanie do transportu,
              h) obsługa techniczna i ochrona  podczas imprez  organizowanych   w Galerii
                   przez   inne podmioty,
     57) ochrona prezentowanych w Galerii wystaw.
 
  
Do zadań Asystenta dyrektora ds. marketingu należy w szczególności:
 
1) opieka nad sprzętem audio-wizualnym i multimedialnym, katalogami, zasobem
      programów komputerowych będących   w posiadaniu Galerii,
2) prowadzenie ewidencji sprzętu i materiałów znajdujących się w dyspozycji
      asystenta dyrektora ds. marketingu,
3) organizowanie transportu,
4) nawiązywanie współpracy z innymi Galeriami i Muzeami  w Polsce i za granicą
    w celu organizacji jak i wymiany wystaw,
5) przygotowywanie wydawnictw Galerii, afiszy oraz innych    materiałów,
6) przedstawianie oferty działalności Galerii poprzez :
        a) informację,
        b) dystrybucję wydawnictw Galerii, afiszy, zdjęć oraz innych
            materiałów reklamowych,
        c) utrzymywanie ścisłych kontaktów z placówkami oświatowo-
            naukowymi, firmami, klubami i stowarzyszeniami,
        d) edycję serwisu internetowego,
7) prowadzenie archiwum związanego z artystyczną działalnością  Galerii,
8) dystrybucja materiałów dokumentalnych z realizowanych  wydarzeń artystycznych,
9) przygotowywanie materiałów reklamowych Galerii oraz organizowanie reklamy medialnej,
10) zapewnienie frekwencji i korzystnej eksploatacji wszystkich form działalności artystycznej Galerii,
11) opracowywanie wniosków aplikacyjnych do instytucji  europejskich, fundacji polskich   i zagranicznych, nawiązywanie  kontaktów i opracowywanie wniosków do przedsiębiorstw   i osób  prywatnych w celu pozyskania środków finansowych na  realizowanie działalności merytorycznej i remontowej Galerii.
12) prowadzenie listy gości zapraszanych na wernisaże, spotkania i inne wydarzenia artystyczne,
 13) organizowanie sprzedaży biletów - prowadzenie różnych form    sprzedaży,
 14) tworzenie i zarządzanie bazą danych klientów zbiorowych   i indywidualnych,
 15) organizacja spotkań z darczyńcami Galerii.
 
 
Komisja zakupów.
 
W skład Komisji Zakupów wchodzą pracownicy powołani przez  Dyrektora odpowiednim zarządzeniem.
Do zadań Komisji Zakupów należy w szczególności :
    1) kontrola zakupów powyżej wartości  5000,00 zł,
    2) opiniowanie zakupów powyżej 5000,00 zł. wraz z podaniem
        powodu zakupu określonego materiału, sprzętu, usługi                     
        z uzasadnieniem dokonania wyboru z powodu różnic cenowych,
    3) podawanie w celu dokonania zakupów parametrów jakościowych 
        materiałów,  sprzętów i usług.